Informativa privacy per i soci e aderenti

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
ai richiedenti l’associazione o ai soci dell’Associazione Italiana Professionisti della Sicurezza


Gentile socio o richiedente l’adesione all’A.I.PRO.S., siamo a fornirle (o a rettificare, circa le informative del passato) le dovute informazioni circa i suoi dati personali che intendiamo trattare, nel quadro del principio della Responsabilizzazione (c.d. “accountability”) che deve rispettare la nostra Associazione
L’informativa è resa sulla base di quanto previsto dall’art. 12 del RGPD che prevede un obbligo di trasparenza e di informazione per tutti gli interessati. Il contenuto specifico è stabilito dai successivi artt. 13 e 14 del RGPD.
La informiamo, inoltre, che l’attuale informativa è stata predisposta nel rispetto dello Statuto e dei Regolamenti, reperibili a partire dalla homepage del sito istituzionale www.aipros.it.
L’informativa, pertanto, è resa in ordine alla natura dei dati personali raccolti presso di Lei, ovvero già conferiti o che, in futuro, potremmo ottenere, anche non presso la Sua persona.
Eventuali informative circa materie non relative al presente documento, ovvero di specificazione riguardanti aspetti particolareggiati e non generali, verranno inviate a parte, eventualmente con la richiesta di acquisizione del consenso dell’interessato.

1) Titolare del trattamento è: Associazione Italiana Professionisti della Sicurezza (in breve: A.I.PRO.S.)

2) Dati di contatto: scrivere ad A.I.PRO.S. – Gestione Privacy, Via Antonio Gallonio 18, int. 14 – 00161, ROMA, email: privacy@aipros.it

3) Finalità del trattamento: valutare le richieste di adesione dei soci e/o conseguire gli scopi sociali di A.I.PRO.S.
In particolare, l’Associazione intende trattare i Suoi dati personali qualora Lei sia:
– richiedente l’adesione, per valutare se consentire tale richiesta di adesione all’Associazione, anche quando si trovi nella posizione di richiedente quale socio aggregato;
– socio, nell’ambito delle finalità previste dall’art. 3, comma 2, dello Statuto, incluse le procedure di qualificazione del socio e l’attività di formazione permanente degli iscritti.
Tra le attività associative previste, a titolo esemplificativo, indichiamo quella di iniziative, seminari, convegni, corsi di formazione, fornitura di documentazione e supporto audio-video, partecipazione a tavoli pubblici e privati, nonché partecipazione a confederazioni, federazioni o associazioni, nonchè altre similari attività, anche tese ad assicurare la formazione permanente dei soci, nella loro qualità di onorari, qualificati, ordinari, e aggregati, nonché quelle dirette a rilasciare l’attestato di qualificazione professionale dei servizi prestati dai soci.
L’informativa è diretta anche ai soci nella loro particolare qualità di componenti degli Organi dell’Associazione, le cui attribuzioni sono indicate nello Statuto, ovvero ai soci che, in ogni caso, prestino opera di collaborazione a titolo gratuito e volontario, in ragione dell’attività svolta a favore di A.I.PRO.S..

4) Base giuridica del trattamento:
a) adempimento di un obbligo legale relativo alla normativa vigente
In particolare, in forza di disposizioni imperative di legge o di normativa secondaria o comunitaria quali, ad es., le comunicazioni all’ Amministrazione Finanziaria, organi di Polizia Tributaria, Ministero dello Sviluppo Economico, ecc..
b) perseguimento dei legittimi interessi di A.I.PRO.S., attraverso il bilanciamento degli interessi, per assicurare lo svolgimento delle attività sociali, inclusi gli adempimenti amministrativo contabili, nonché l’eventuale ammissione dei richiedenti l’adesione
In particolare, ricorrono tali interessi nei seguenti casi:
1) verifica dell’ammissibilità dei richiedenti l’adesione, nel rispetto dello Statuto;
2) funzionamento degli Organi dell’Associazione;
3) svolgimento delle attività sociali già descritte;
4) partecipazione alle attività di normazione volontaria, anche attraverso i tavoli di collaborazione e le commissioni presso gli enti di normazione;
5) intervenire presso le istituzioni dotate di potere normativo, o esecutivo, con la partecipazione a tavoli, commissioni, dibattiti o simili attività, durante l’istruttoria svolta per la predisposizione di atti normativi o amministrativi, inclusi quelli emanati dalle Autorità di garanzia;
6) comunicazione associativa, anche attraverso il sito web, e-mail o simili strumenti della Società dell’Informazione, diretta all’Utenza;
7) qualsiasi altra attività svolta dall’A.I.PRO.S., nell’ambito delle finalità enunciate al cap. 3), inclusa la collaborazione con enti, istituzioni di formazione, università, ecc.;
8) attività di pubblicazione o diffusione anche occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero anche nell’espressione accademica;
9) svolgimento delle attività amministrativo-contabili dell’Associazione, allo scopo di assicurare la tenuta delle scritture, conformemente alle disposizioni di Legge e dello Statuto, incluse le attività e i servizi offerti a pagamento da parte di A.I.PRO.S.;
10) finalità di controllo interno, sicurezza della sede e dei sistemi informativi (fisici o virtuali), nonché, eventualmente, safety dei soci o dei richiedenti, nel corso di riunioni o qualsivoglia attività associativa che ricada sotto il proprio ambito di responsabilità.
nella prospettiva che, in ragione dello Statuto associativo, esista una ragionevole aspettativa tendente al trattamento dei dati da parte dei soci, nonché dei richiedenti l’iscrizione, questi ultimi limitatamente alla loro particolare condizione.

5) Categorie di dati personali trattati: per i richiedenti si vedano le tipologie indicate nei moduli di istanza di adesione, mentre, per i soci, oltre alle predette, si considerino esclusivamente quelle necessarie allo svolgimento delle attività associative, comprese le attività svolte dagli organi interni
In particolare, A.I.PRO.S. tratterà:
– Dati anagrafici;
– Dati di contatto;
– Dati identificativi;
– Dati idonei a rivelare i servizi della società dell’informazione (mail, account social, ecc.);
– Dati relativi al Codice Fiscale e alla Partita Iva;
– Dati relativi al grado di istruzione o di cultura;
– Dati relativi al rapporto associativo, circa l’iscrizione o la cessazione dell’iscrizione;
– Dati relativi all’esercizio di attività amministrative, contabili, di controllo e bilancio;
– Dati relativi alla formazione professionale;
– Dati relativi alla libertà d’espressione e di informazione;
– Dati relativi alla posizione lavorativa e professionale e/o certificazioni conseguite;
– Dati relativi alla partecipazione associativa, diversi dai precedenti casi;
Inoltre, allo scopo di assicurare lo svolgimento e la documentazione delle attività associative e la loro necessaria divulgazione e diffusione sul sito web aziendale o sui social media o altri strumenti di comunicazione di A.I.PRO.S., l’Associazione potrebbe trattare, anche sistematicamente (es.: sito web o social media), le seguenti categorie di dati:
– Immagine della persona;
– Riprese della persona;
– Voce della persona;
ferma restando la facoltà di richiesta, da parte dell’interessato, di non diffondere al pubblico le immagini che consentano il riconoscimento della persona.
Ancora, al solo scopo di assicurare il rispetto del Codice deontologico, etico e comportamentale per i Soci, A.I.PRO.S. potrebbe trattare, eventualmente e non sistematicamente:
– Ulteriori dati relativi ai ai servizi della società dell’informazione, con particolare riferimento a media, social media, siti web, blog, sistemi di messaggistica, quotidiani, riviste e altri simili strumenti digitali, cartacei o di altro tipo, quando accessibili dal pubblico o da una vasta quantità di soggetti, tanto da farsi ritenere non più di natura privata l’informazione trattata;
– Dati relativi al comportamento debitorio;
– Dati relativi alla condizione o all’esistenza di provvedimenti di interdizione, inabilitazione, fallimento o bancarotta;
– Dati relativi all’esistenza di condanne penali e di reati o connessi misure di sicurezza;
– Dati relativi o esistenza di provvedimenti, per qualsiasi causa, della perdita della piena capacità di agire;
Inoltre, è possibile il trattamento di dati relativi alle opinioni espresse in ambito politico, sindacale, o della vita pubblica in genere, solo quando funzionali allo sviluppo delle attività associative, nonché quando risulti necessario assicurare il rispetto del Codice deontologico, etico e comportamentale.
Infine, A.I.PRO.S. tratterà i file di log di registrazione di data, orario, utente e numero IP delle attività interne svolte dai soci, esclusivamente in relazione all’utilizzo della posta elettronica associativa e all’impiego dei sistemi e delle piattaforme informatiche messe a disposizione dall’Associazione, per finalità di sicurezza informatica.

6. Categorie di destinatari: tutti i soggetti che interagiscono con A.I.PRO.S. per le attività associative, oltre alla divulgazione dell’elenco dei soci e di alcuni riferimenti nel sito web di A.I.PRO.S.
In particolare:
a) Chiunque, in relazione alla divulgazione dell’elenco dei soci, di cui all’art. 20, c. 1, lettera d) dello Statuto (salvo chi faccia richiesta di non divulgazione nei casi previsti) e solo di alcuni riferimenti;
b) Pubbliche amministrazioni (secondo gli obblighi previsti dalla Legge 4/2013, ovvero sulla base degli eventuali obblighi di comunicazione previsti dalla Legge o dai regolamenti);
c) Banche e intermediari finanziari, per la gestione dei rapporti di conto corrente o di pagamento e incasso in genere;
d) Aziende esercenti i servizi della società dell’informazione (es: posta elettronica, servizi web);
e) Altri fornitori di beni e servizi strumentali per A.I.PRO.S., quali gli organizzatori di convegni o i gestori di sale riunioni o di servizi conviviali, nei limiti della effettiva partecipazione dei soci;
f) Altri soggetti che ausiliano l’Associazione, per lo svolgimento di attività economiche (es: di assicurazione, di consulenza) o per l’assolvimento degli obblighi normativi (es: studi commercialisti, avvocati);
g) Gestori esercenti il servizio di comunicazione elettronica (telecomunicazioni, quali le linee telefoniche e internet);
h) Soggetti esercenti i servizi di manutenzione informatica e tecnica;
i) Soggetti esercenti il servizio postale, per i servizi di spedizione.
Il tutto, sulla base delle informazioni in possesso di A.I.PRO.S. e con onere, da parte del socio o del richiedente, di comunicare tempestivamente all’Associazione eventuali correzioni, integrazioni e/o aggiornamenti.

7. Modalità del trattamento: in ambito UE e prevalentemente automatizzate, ma anche cartacee
Il trattamento avverrà esclusivamente nel territorio dell’Unione Europea, prevalentemente con sistemi automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con logiche strettamente correlate alle finalità enunciate. Il trattamento avverrà anche su base cartacea, compresa la stipula di contratti, convenzioni e quanto altro in forma cartacea.
Inoltre, comunichiamo che non è intenzione di A.I.PRO.S. trasferire i Suoi dati personali in un paese terzo (extra SEE o EU) o ad organizzazioni internazionali.
Infine, La informiamo che A.I.PRO.S. non prevede lo svolgimento di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

8. Criteri utilizzati per la conservazione dei dati personali: il termine è fissato in 10 anni, più quello in corso, per gli aspetti amministrativi e contabili, nonché dalla decadenza di un diritto o di una pretesa, restando limitati a 5 per gli altri casi o dalla scadenza della validità dell’iscrizione. I file di log verranno conservati per non più di sei mesi
Il tempo di conservazione dei dati trattati per la pubblicazione o diffusione anche occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero, anche nell’espressione accademica, ovvero per finalità di documentazione dell’attività di A.I.PRO.S. non può essere predeterminato, essendo tali informazioni funzionali agli scopi e all’attività associativa, ma verranno revisionati ogni cinque anni
In particolare, vanno anche tenuti presenti i casi di contenzioso o pre-contenzioso, dove il periodo di conservazione è fissato, al massimo, fino alla scadenza dei termini ultimi per il completamento di qualsiasi azione ed iniziativa di ogni parte coinvolta.
In relazione ai file di log, già indicati al par. 5), l’Associazione conserverà i dati per sei mesi, all’esclusivo scopo di protezione dei sistemi informativi, stante i continui attacchi informatici sui è soggetta e la oggettiva sovraesposizione dovuta all’argomento trattato e all’oggetto sociale.
In relazione ai dati trattati per la pubblicazione o diffusione, anche occasionale, di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero, anche nell’espressione accademica, ovvero per finalità di documentazione dell’attività di A.I.PRO.S., l’Associazione ha adottato il criterio della revisione quinquennale delle informazioni di archivio e della cancellazione delle informazioni non più funzionali agli scopi sociali e all’attività associativa.

9. Sono necessarie le informazioni personali indicate con l’asterisco (*) nei moduli di richiesta di iscrizione ad A.I.PRO.S., o in altri moduli di richiesta di informazioni previste (ad es.: per le richieste di qualificazione o di iscrizione a convegni o moduli di formazione) nonché le eventuali variazioni dello stesso tipo, allo scopo di assicurare lo svolgimento delle attività associative in genere o uno specifico servizio, restando facoltative le altre informazioni richieste allo scopo di consentire, sempre ad A.I.PRO.S., di fornire un servizio migliore o completo.
In particolare, il richiedente che non dovesse fornire le informazioni obbligatorie potrebbe non essere accettato in qualità di socio, ovvero, qualora dovesse non aggiornarle, potrebbe non godere pienamente dei servizi associativi e/o incappare nelle responsabilità disciplinari del caso.
Va aggiunto che non vi sarebbe alcuna conseguenza in caso di mancato conferimento di informazioni non obbligatorie (quindi non segnate con asterisco *), in quanto richieste solo allo scopo di agevolare i rapporti con i richiedenti l’associazione o i soci stessi.

10. Verranno trattate informazioni fornite direttamente dal richiedente o dal socio, per l’ammissione o la permanenza dell’iscritto ad A.I.PRO.S., anche aggregato e/o qualificato, ovvero acquisite e/o anche presso terzi, anche in ragione delle verifiche imposte dall’obbligo di rispetto dei regolamenti interni (in particolare il Codice deontologico, etico e comportamentale). Le fonti terze sono i soci, i media e i social media, nonchè altre fonti pubbliche o accessibili al pubblico.

11. Inoltre, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali
In particolare, Lei ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo e, nella fattispecie, al Garante per la protezione dei dati personali, presentando il plico a mano nella sede di Roma, 00187, Piazza Venezia 11, o mediante l’inoltro di raccomandata A/R indirizzata come sopra oppure con messaggio di posta elettronica certificata indirizzata a: protocollo@pec.gpdp.it.
Leggere il seguente link.

12. Lei ha il diritto di richiedere ad A.I.PRO.S. l’accesso ai dati personali e la rettifica, o la cancellazione degli stessi, o la limitazione dei trattamenti che La riguardano, ovvero di opporsi al loro trattamento, oltre alla facoltà di esercitare il diritto alla portabilità dei dati, quando possibile, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Reg. UE 206/679 (RGPD – GDPR).


Per l’esercizio del diritto di accesso e gli altri diritti descritti nella presente informativa, le richieste vanno indirizzate:
• via e-mail all’indirizzo: privacy@aipros.it;
• ovvero, scrivendo direttamente al Titolare del trattamento: via posta ad A.I.PRO.S. – Gestione Privacy, Via A. Gallonio 18, int. 14, 00161, Roma.

Vers. 16.01.20

 

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